Otimização de Processos
Nenhum processo atinge a excelência desde o início de sua operação. Assim, a otimização de processos surge como caminho definitivo para esse objetivo. Neste artigo abordamos sua importância, vantagens e como otimizar um processo. O que é otimizar um processo? Se trata da implementação de mudanças que levam o processo a melhorar algum parâmetro de interesse. Idealmente deve ser realizada constantemente, de forma cíclica, caso contrário se trata apenas de uma melhoria pontual. Quando falamos do meio industrial o parâmetro melhorado geralmente é a produção, mas podemos pensar no âmbito pessoal, em otimizar nosso tempo, saúde e bem estar, por exemplo. A otimização é um desafio constante para gestores de todo o mundo e a tecnologia vem sendo uma poderosa aliada nesse desafio. No entanto, a aquisição de maquinário e tecnologias de ponta é um caminho financeiramente inviável para a maioria das empresas brasileiras. A boa notícia é que muitas vezes soluções simples e acessíveis são capazes de trazer grandes melhorias. Afinal, otimizar um processo se trata de extrair o máximo de resultado com os recursos que se dispõe.
Qual a importância de otimizar processos? A otimização de um processo via de regra se traduz em aumento de lucratividade na operação, mas não se resume apenas a isso. Um processamento mais eficiente de uma matéria prima, por exemplo, leva a um menor impacto ambiental do processo como um todo, agregando valor ao produto ou serviço ofertado. O bom funcionamento do processo pode trazer ainda benefícios mais sutis, como o desenvolvimento de um ambiente de trabalho menos estressante para os colaboradores já que situações de tensão e ansiedade serão minimizadas. Enfim, os efeitos positivos podem ser percebidos em praticamente todos os setores, trazendo grande vantagem competitiva à empresa que o realiza.
Quais as vantagens?
Redução de custos: A otimização de processos ataca diretamente desperdícios e qualquer outra situação que esteja comprometendo a produtividade da operação, levando a uma redução de custos.
Melhores resultados: Um processo otimizado comumente entrega um produto ou serviço de qualidade superior, levando uma empresa a posições de maior destaque no mercado.
Maior eficiência: Permite que produtos e serviços sejam entregues em menor tempo com qualidade igual ou superior e ainda reduzindo impactos ambientais.
Redução de riscos: Tanto riscos de acidentes quanto riscos financeiros são reduzidos, pois uma otimização de processos passa pela formalização e padronização de suas etapas. Isso leva a minimização de erros, dúvidas e notavelmente reduz os riscos.
Melhor entendimento dos processos: O estudo inerente à otimização do processo traz um entendimento mais completo do mesmo, o que dá à empresa uma maior capacidade de solução de problemas.
Melhor integração: Conforme a otimização avança ficam cada vez mais evidentes as áreas envolvidas e principalmente como se interligam, o que melhora o fluxo de comunicação entre colaboradores de setores distintos.
Como otimizar um processo? O apoio dos gestores da empresa é muito importante para o sucesso da estratégia de otimização. Ocorre que a alocação de recursos humanos ou contratação de uma empresa de consultoria para realizar a otimização traz despesas a curto prazo, o que tende a gerar certa resistência na liderança da empresa. A reflexão que fica é: A empresa não tem tempo e dinheiro para otimizar seus processos porque possui muitos problemas ou será que apresenta muitos problemas por não investir tempo e dinheiro na otimização? Nesse contexto, é imprescindível que a otimização ataque os problemas que mais impactam a produção primeiro e de preferência da forma mais simples possível. A capacidade de propor soluções simples para problemas está diretamente relacionada com a capacitação técnica dos envolvidos. Esse é um fator chave para decidir entre uma empresa de consultoria ou alocação de colaboradores próprios para a otimização. 1. Mapeamento: Independente da opção escolhida, toda a otimização começa com um mapeamento de todo processo, afinal não é possível otimizar o que não se conhece. Aqui busca-se reunir o máximo de informações a respeito do processo, permitindo entender as etapas, como elas se relacionam entre si e com o ecossistema da empresa. O detalhamento das etapas é desejável, mas deve ser realizado de forma gradual e nunca priorizado em detrimento do entendimento macro do processo. Fluxogramas e planilhas constituem ferramentas essenciais nessa tarefa. O objetivo aqui é representar entradas, saídas e ações executadas para assim evidenciar problemas no processo, de forma análoga a uma bateria de exames em um paciente enfermo.
2. Análise: A ideia dessa etapa é identificar os problemas evidenciados pelo levantamento, classificá-los e propor soluções. Algumas perguntas que podem ajudar nessa tarefa são:
Qual é o objetivo deste processo ou etapa?
Existe maneira melhor de executá-lo?
Quanto tempo demora para ser realizado?
Em algum momento, ele fica parado?
É importantíssima a visão crítica dos envolvidos para a identificação dos gargalos de produção. Já a capacitação da equipe é determinante na elaboração de soluções para esses problemas, sendo recomendada a participação dos colaboradores envolvidos com a etapa ou processo em questão. Essa interação é muito positiva para a empresa, pois faz com que seus colaboradores se sintam mais valorizados com suas opiniões sendo ouvidas, e ainda garante uma implementação mais fácil posteriormente. 3. Implementação: A implementação das propostas de solução é uma etapa delicada, porém vital para o sucesso da otimização. Em processos ou etapas que envolvam recursos humanos, deve ser realizada de forma suave a fim de não sobrecarregar colaboradores com excesso de procedimentos novos. A colaboração de todos é essencial para o sucesso da etapa de implementação, mas não exime a responsabilidade dos responsáveis em fornecer manuais e instruções claras sobre as mudanças na operação e novos procedimentos.
4. Monitoramento:
O objetivo dessa etapa é bastante simples: monitorar uma série de parâmetros que traduzem o desempenho do processo e assim avaliar o sucesso da otimização. Na prática o ponto chave está em responder quais parâmetros devem ser monitorados e como fazer isso. Mais uma vez faz-se necessária a capacitação técnica da equipe para responder essas questões. Aqui recomeça-se o ciclo da otimização de processos, pois é provável que surjam novos gargalos no processo. Das etapas apresentadas, o monitoramento é a que garante a manutenção das melhorias desenvolvidas, portanto deve-se manter um monitoramento constante do processo.
Por fim, a otimização de processos é uma tarefa muito árdua, geralmente envolvendo inúmeras áreas do conhecimento. No entanto, a médio e longo prazo se mostra uma estratégia extremamente recompensadora e hoje em dia essencial para o sucesso de um negócio. Assim, a Equaliza Engenharia oferece diversas soluções em otimização de processos, com o objetivo de levar sua empresa mais perto do patamar de excelência que ela merece. Caso tenha interesse, entre em contato conosco clicando aqui, teremos prazer em te acompanhar nessa caminhada!
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