Procedimento Operacional Padrão (POP)
- equalizaengenharia
- 1 de ago. de 2022
- 6 min de leitura
Por meio desse artigo você será capaz de entender melhor a importância de padronizar uma produção e alinhar funcionários, para assim atingir a melhor qualidade possível dos processos e dos produtos.

Origem do POP
Simultaneamente com as guerras do século XX nasce o conceito de produção em massa. Procurando fabricar seu produto em larga escala e a um preço acessível, de modo que qualquer pessoa conseguisse comprar, Henry Ford adotou a padronização dos processos. A inovação do sistema administrativo de Ford tinha o padrão como palavra-chave, um produto padrão simples, fácil de fabricar e de reparar, que permitiria uma troca de peças (caso necessário) quase perfeita, além disso criava também um sistema de produção padronizado, reduzindo falhas, acidentes e otimizando o tempo, causando uma menor variabilidade no resultado final das atividades e dessa forma garantindo uma maior qualidade do produto final.
O que é?
A partir do sistema do fordismo foi criado o Standard Operation Procedure (SOP) ou, traduzindo para o português, Procedimento Operacional Padrão (POP). Este, como o nome mesmo sugere, é um documento que padroniza a forma de realizar um procedimento se utilizando da decomposição de uma atividade em tarefas e, a seguir, em seus componentes mais simples, os quais deverão ser desenvolvidos de maneira sequencial e por qualquer indivíduo que seja responsável por aquela atividade.
Quase um manual de instruções, o POP é uma ferramenta de gestão de qualidade utilizado até os dias atuais que tem como propósito, por meio do planejamento, ser simples, completo e objetivo, de forma que qualquer pessoa com conhecimentos básicos do processo consiga entender o que, como e quando ela deve realizar determinada tarefa.
Engana-se quem pensa que este método pode ser usado apenas na indústria, na verdade ele é aplicado em diversas áreas e por isso existem vários tipos, sendo alguns deles POP’s do tipo:
Fundamental - descreve o passo a passo para a elaboração de outros POP’s;
Metódico - descreve sistemas completos ou mecanismos de investigação;
Administrativo - apresenta tarefas relacionadas à gestão;
De segurança - expõe procedimentos de segurança e em caso de emergência;
De qualidade - orienta quanto à análise e controle de qualidade;
De produção - desenvolve as atividades dentro de cada etapa da produção;
De arquivamento - contém as regras para organização e arquivamento de documentos;
De atendimento - orienta quanto à postura frente reclamações e problemas;
De recursos humanos - maneiras de agir e protocolos relacionados à gestão de pessoas.
Por que é importante elaborar o POP?
Os POP’s garantem que a empresa funcione de forma sistemática e segura, protegendo não apenas o funcionário, mas também permitindo que o produto possa ser comercializado livre de contaminações.
Principais finalidades da construção desse documento:
Alta qualidade da prestação de serviço;
Minimização de variações e erros na realização de atividades repetitivas;
Redução de falhas de comunicação e acidentes;
Orientação de novos colaboradores;
E otimização do tempo, afinal o passo a passo da ação já estará descrito previamente.
Trazendo para o dia-a-dia fica fácil externalizar o quanto um POP facilita atividades e beneficia organizações: Imagine que você periodicamente almoça em um restaurante e adora a comida, então decide levar um amigo para jantar nesse mesmo estabelecimento. Como o prato que será servido no jantar pode ter o mesmo sabor do prato do almoço se o cozinheiro do turno noturno é diferente? A resposta é simples, se o restaurante estiver seguindo o Procedimento Operacional Padrão então o gosto deverá ser o mais próximo possível, isso porque além da receita ser preparada corretamente, o conjunto de passos para a reprodução destas é fielmente seguido.
Esses documentos são regularizados pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), que por sua vez determina orientações diferentes em dois tipos de segmentos de indústria:
- Produtos Saneantes: Resolução da ANVISA RDC 47, de 2013
- Setor de Alimentos: Resolução da ANVISA RDC 275, de 2002.
Formato do POP
Quanto à estrutura não existem regras, porém para melhor entendimento é interessante ser elaborado com voz ativa e verbos no presente, além disso pode conter o tempo de realização para cada etapa, utilizar fluxogramas, checklists, ilustrações ou qualquer outro artifício que auxilie na instrução do procedimento a ser seguido. Assim, a leitura torna-se mais atrativa e diminui-se o tempo de compreensão do leitor, resultando em um local mais dinâmico.
Um POP tem a função de sistematizar o funcionamento de uma organização, logo é indispensável que o documento seja revisado periodicamente com o intuito de mantê-lo sempre atualizado e adequado à empresa e ao mercado, assim promovendo a melhoria contínua da mesma. Por isso, não devem ser considerados como “verdades absolutas” e servem apenas como documentos de apoio.
Buscando formalizar o documento, a Equaliza Engenharia apresenta uma sugestão de estrutura para a montagem de um POP com todos os itens relevantes a serem incluídos:
Nome de identificação - geralmente necessitamos de vários POP’s distintos para diferentes procedimentos, por isso é de suma importância nomear o documento de forma a facilitar a sua identificação;
Responsável pela elaboração - nome do(s) criador(es) do POP;
Frequência de atualização - período no qual o documento deve ser revisado e atualizado;
Objetivo - motivo para o qual o documento foi criado;
Responsáveis pela execução - grupo de pessoas que irão cumprir as tarefas descritas no documento e designação de substitutos caso estas não possam;
Frequência de realização das tarefas - periodicidade em que a tarefas precisam ser desempenhadas;
Equipamentos, peças e materiais necessários - lista de todos utensílios e materiais indispensáveis para efetuar as ações descritas;
Descrição do procedimento - sequência de passos que devem ser executados nas atividades, o modo de operação e limitações quanto à realização das mesmas, deixando claro o que pode ou não ser feito;
Ação corretiva - descrição de como proceder diante imprevistos.
Referências - materiais usados de apoio para a elaboração do documento;
Rodapé - neste campo pode-se adicionar dados obrigatórios, por exemplo, a aprovação do documento, data e assinatura do responsável técnico.
Exemplo de um Manual POP produzido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí: serviço de enfermagem – Teresina: IFPI, 2020.
Como elaborar um POP ?
Para descobrir por onde começar e quais passos seguir, a Equaliza Engenharia determinou 5 passos importantes:
Passo 1: O primeiro passo é pensar no motivo da criação do POP e qual o objetivo deve ser alcançado por meio dele.
Passo 2: O próximo passo, tendo como base o primeiro, é definir o tipo e formato que ele deve seguir, por exemplo, um POP Administrativo com fluxogramas.
Passo 3: Busque outros POP’s antigos, manuais de instruções, normas e códigos como referência, podendo adaptá-los de acordo com a rotina da sua empresa e assim construindo seu próprio POP, ou utilizá-los de forma que conversem com o seu e sirvam de apoio.
Passo 4: Finalmente, descreva as tarefas e os responsáveis que devem segui-las.
Passo 5: Adeque o POP com as informações necessárias, a fim de formalizar o documento.
Passo 6: E por último, porém de extrema importância, revise o POP periodicamente, mantendo-o atualizado e aprimorando sempre a sua empresa.
Principais erros ao criar um POP
Cópia de procedimentos prontos - cada processo possui particularidades, assim como cada empresa possui cotidianos diferentes. Por isso devem ser preparados procedimentos distintos entre empresas, de forma a adequar-se às suas singularidades e atingir seus objetivos;
Criação do documento sem participação dos responsáveis pela execução - quem irá realizar o procedimento deve estar presente na elaboração do POP pois é justamente quem vivencia o processo que conhece suas falhas e características;
Não monitorar a prática dos procedimentos - constantemente deve-se acompanhar a aplicabilidade do documento para assegurar a reprodução correta do mesmo;
Utilização de linguagem rebuscada e ambígua na elaboração do POP - para que o documento possa ser entendido e aplicado a todos, a linguagem utilizada deve ser simples, clara e objetiva.
Se você quer padronizar a sua operação e os processos na sua produção mas não sabe como ou precisa de mais dicas e um acompanhamento personalizado, a Equaliza é o lugar certo para resolver os seus problemas! Oferecemos a otimização de processos e a gestão de qualidade, consultorias indispensáveis para quem busca reduzir falhas, acidentes e o tempo de produção, proporcionando uma maior qualidade no produto final. Se for do seu interesse, entre em contato conosco clicando aqui, estaremos prontos para te atender!
Gostou do conteúdo? Deixe uma curtida e conta pra gente a sua opinião nos comentários!
Referências:
Comments