Procedimento Operacional Padrão (POP)

equalizaengenharia
1 de ago. de 2022
6 min de leitura

Por meio desse artigo você será capaz de entender melhor a importância de padronizar uma produção e alinhar funcionários, para assim atingir a melhor qualidade possível dos processos e dos produtos.

Origem do POP

Simultaneamente com as guerras do século XX nasce o conceito de produção em massa. Procurando fabricar seu produto em larga escala e a um preço acessível, de modo que qualquer pessoa conseguisse comprar, Henry Ford adotou a padronização dos processos. A inovação do sistema administrativo de Ford tinha o padrão como palavra-chave, um produto padrão simples, fácil de fabricar e de reparar, que permitiria uma troca de peças (caso necessário) quase perfeita, além disso criava também um sistema de produção padronizado, reduzindo falhas, acidentes e otimizando o tempo, causando uma menor variabilidade no resultado final das atividades e dessa forma garantindo uma maior qualidade do produto final.

O que é?

A partir do sistema do fordismo foi criado o Standard Operation Procedure (SOP) ou, traduzindo para o português, Procedimento Operacional Padrão (POP). Este, como o nome mesmo sugere, é um documento que padroniza a forma de realizar um procedimento se utilizando da decomposição de uma atividade em tarefas e, a seguir, em seus componentes mais simples, os quais deverão ser desenvolvidos de maneira sequencial e por qualquer indivíduo que seja responsável por aquela atividade.

Quase um manual de instruções, o POP é uma ferramenta de gestão de qualidade utilizado até os dias atuais que tem como propósito, por meio do planejamento, ser simples, completo e objetivo, de forma que qualquer pessoa com conhecimentos básicos do processo consiga entender o que, como e quando ela deve realizar determinada tarefa.

Engana-se quem pensa que este método pode ser usado apenas na indústria, na verdade ele é aplicado em diversas áreas e por isso existem vários tipos, sendo alguns deles POP’s do tipo:

Fundamental - descreve o passo a passo para a elaboração de outros POP’s;
Metódico - descreve sistemas completos ou mecanismos de investigação;
Administrativo - apresenta tarefas relacionadas à gestão;
De segurança - expõe procedimentos de segurança e em caso de emergência;
De qualidade - orienta quanto à análise e controle de qualidade;
De produção - desenvolve as atividades dentro de cada etapa da produção;
De arquivamento - contém as regras para organização e arquivamento de documentos;
De atendimento - orienta quanto à postura frente reclamações e problemas;
De recursos humanos - maneiras de agir e protocolos relacionados à gestão de pessoas.

Por que é importante elaborar o POP?

Os POP’s garantem que a empresa funcione de forma sistemática e segura, protegendo não apenas o funcionário, mas também permitindo que o produto possa ser comercializado livre de contaminações.

Principais finalidades da construção desse documento:

Alta qualidade da prestação de serviço;
Minimização de variações e erros na realização de atividades repetitivas;
Redução de falhas de comunicação e acidentes;
Orientação de novos colaboradores;
E otimização do tempo, afinal o passo a passo da ação já estará descrito previamente.

Trazendo para o dia-a-dia fica fácil externalizar o quanto um POP facilita atividades e beneficia organizações: Imagine que você periodicamente almoça em um restaurante e adora a comida, então decide levar um amigo para jantar nesse mesmo estabelecimento. Como o prato que será servido no jantar pode ter o mesmo sabor do prato do almoço se o cozinheiro do turno noturno é diferente? A resposta é simples, se o restaurante estiver seguindo o Procedimento Operacional Padrão então o gosto deverá ser o mais próximo possível, isso porque além da receita ser preparada corretamente, o conjunto de passos para a reprodução destas é fielmente seguido.

Esses documentos são regularizados pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), que por sua vez determina orientações diferentes em dois tipos de segmentos de indústria:

- Produtos Saneantes: Resolução da ANVISA RDC 47, de 2013

- Setor de Alimentos: Resolução da ANVISA RDC 275, de 2002.

Formato do POP

Quanto à estrutura não existem regras, porém para melhor entendimento é interessante ser elaborado com voz ativa e verbos no presente, além disso pode conter o tempo de realização para cada etapa, utilizar fluxogramas, checklists, ilustrações ou qualquer outro artifício que auxilie na instrução do procedimento a ser seguido. Assim, a leitura torna-se mais atrativa e diminui-se o tempo de compreensão do leitor, resultando em um local mais dinâmico.

Um POP tem a função de sistematizar o funcionamento de uma organização, logo é indispensável que o documento seja revisado periodicamente com o intuito de mantê-lo sempre atualizado e adequado à empresa e ao mercado, assim promovendo a melhoria contínua da mesma. Por isso, não devem ser considerados como “verdades absolutas” e servem apenas como documentos de apoio.

Buscando formalizar o documento, a Equaliza Engenharia apresenta uma sugestão de estrutura para a montagem de um POP com todos os itens relevantes a serem incluídos:

Nome de identificação - geralmente necessitamos de vários POP’s distintos para diferentes procedimentos, por isso é de suma importância nomear o documento de forma a facilitar a sua identificação;

Responsável pela elaboração - nome do(s) criador(es) do POP;

Frequência de atualização - período no qual o documento deve ser revisado e atualizado;

Objetivo - motivo para o qual o documento foi criado;

Responsáveis pela execução - grupo de pessoas que irão cumprir as tarefas descritas no documento e designação de substitutos caso estas não possam;

Frequência de realização das tarefas - periodicidade em que a tarefas precisam ser desempenhadas;

Equipamentos, peças e materiais necessários - lista de todos utensílios e materiais indispensáveis para efetuar as ações descritas;

Descrição do procedimento - sequência de passos que devem ser executados nas atividades, o modo de operação e limitações quanto à realização das mesmas, deixando claro o que pode ou não ser feito;

Ação corretiva - descrição de como proceder diante imprevistos.

Referências - materiais usados de apoio para a elaboração do documento;

Rodapé - neste campo pode-se adicionar dados obrigatórios, por exemplo, a aprovação do documento, data e assinatura do responsável técnico.

Exemplo de um Manual POP produzido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí: serviço de enfermagem – Teresina: IFPI, 2020.

Como elaborar um POP ?

Para descobrir por onde começar e quais passos seguir, a Equaliza Engenharia determinou 5 passos importantes:

Passo 1: O primeiro passo é pensar no motivo da criação do POP e qual o objetivo deve ser alcançado por meio dele.

Passo 2: O próximo passo, tendo como base o primeiro, é definir o tipo e formato que ele deve seguir, por exemplo, um POP Administrativo com fluxogramas.

Passo 3: Busque outros POP’s antigos, manuais de instruções, normas e códigos como referência, podendo adaptá-los de acordo com a rotina da sua empresa e assim construindo seu próprio POP, ou utilizá-los de forma que conversem com o seu e sirvam de apoio.

Passo 4: Finalmente, descreva as tarefas e os responsáveis que devem segui-las.

Passo 5: Adeque o POP com as informações necessárias, a fim de formalizar o documento.

Passo 6: E por último, porém de extrema importância, revise o POP periodicamente, mantendo-o atualizado e aprimorando sempre a sua empresa.

Principais erros ao criar um POP

Cópia de procedimentos prontos - cada processo possui particularidades, assim como cada empresa possui cotidianos diferentes. Por isso devem ser preparados procedimentos distintos entre empresas, de forma a adequar-se às suas singularidades e atingir seus objetivos;
Criação do documento sem participação dos responsáveis pela execução - quem irá realizar o procedimento deve estar presente na elaboração do POP pois é justamente quem vivencia o processo que conhece suas falhas e características;
Não monitorar a prática dos procedimentos - constantemente deve-se acompanhar a aplicabilidade do documento para assegurar a reprodução correta do mesmo;
Utilização de linguagem rebuscada e ambígua na elaboração do POP - para que o documento possa ser entendido e aplicado a todos, a linguagem utilizada deve ser simples, clara e objetiva.

Se você quer padronizar a sua operação e os processos na sua produção mas não sabe como ou precisa de mais dicas e um acompanhamento personalizado, a Equaliza é o lugar certo para resolver os seus problemas! Oferecemos a otimização de processos e a gestão de qualidade, consultorias indispensáveis para quem busca reduzir falhas, acidentes e o tempo de produção, proporcionando uma maior qualidade no produto final. Se for do seu interesse, entre em contato conosco clicando aqui, estaremos prontos para te atender!